La Piste d’Audit Fiable est une obligation légale mise en place en 2013.

Jusqu’à récemment, l’administration faisait preuve de tolérance. Peu de contrôles étaient réalisés et lorsqu’une vérification était faite, seul un avertissement de non-conformité était adressé aux entreprises concernées et aucun PV de carence n’était délivré.

Mais depuis quelque temps, les redressements se multiplient et les sanctions aussi.

Après avoir laissé le temps aux entreprises de mettre en place l’ensemble des flux et documentations liées. L’état est désormais entré dans une phase de vérification pour s’assurer de la bonne application de la Piste d’Audit Fiable au sein des entreprises concernées par cette obligation.

Sommaire :

1. La Piste d’Audit Fiable (PAF) c’est quoi ?

2. Que doit contenir la Piste d’Audit Fiable (PAF)

3. Quelles entreprises sont concernées par la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?

4. Quelles entités sont habilitées à réaliser la Piste d’Audit Fiable (PAF) pour une entreprise ?

5. Pourquoi faire appel à un expert-comptable pour votre piste d’Audit Fiable (PAF) ?

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1. La Piste d’Audit Fiable (PAF) c’est quoi ?

L’administration fiscale définit la piste d’audit fiable (PAF) comme une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur traçabilité (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

Autrement dit, la Piste d’Audit Fiable (PAF) vise à reconstituer de façon complète et irréfutable le flux du processus de facturation d’une entreprise, depuis l’émission de la facture jusqu’à son archivage.

Il s’agit d’un des trois processus de sécurisation des factures admis par l’administration fiscale et ayant pour but de garantir leur conformité.

Les deux autres procédés admis étant la facture EDI et les factures avec signature électronique ayant un certificat de niveau RGS**.

La Piste d’Audit Fiable (PAF) doit ainsi permettre de s’assurer de l’authenticité de l’origine d’une facture, de l’intégrité de son contenu et de sa lisibilité, qu’il s’agisse de factures émises ou reçues.

Cette obligation étant un des « outils anti-fraude » de l’Etat, notamment pour lutter contre les fraudes liées à la déduction de la TVA.

2. Que doit contenir la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?

Il n’existe, à ce jour, aucune obligation de format pour la mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF) de la part de l’administration fiscale.

Cela dépend de la taille de l’entreprise, de ses volumes de facturation et des flux.

Néanmoins, il est généralement recommandé de réaliser les étapes listées ci-dessous pour réaliser votre Piste d’Audit Fiable (PAF) :

1. Réaliser un état des lieux et cartographier votre processus de traitement des factures.

Pour cela, vous devez :

• Identifier tous les flux d’émission et de réception de factures (clients, fournisseurs, etc.) et les catégoriser (biens ou services, national ou international, …)
• Lister toutes les phases du processus de facturation (factures émises et reçues) ainsi que l’ensemble des intervenants.
• Lister les outils informatiques utilisés lors de la gestion d’une facture
• Identifier les contrôles réalisés au cours du cycle de vie de la facture.

Cette première étape permet de savoir qui fait quoi, à quel moment, et quels documents sont émis durant le processus.

2. Croiser chacun de vos flux de facturation avec les obligations réglementaires

Pour cette étape, il est nécessaire de :

• Dresser l’inventaire des obligations légales propres à chaque flux identifié selon le type de facturation (EDI, facture papier, PDF, etc.), le pays, le secteur, etc.
• Vérifier que les mentions légales sont bien présentes et à jour.

3. Décrire les contrôles mis en œuvre permettant de vérifier que les trois grands principes de la piste d’audit fiable sont bien respectés.

Ici, vous devez :

• Lister tous les points de contrôles existants
• Indiquer à quel moment, par qui et comment ils sont mis en œuvre.
• Évaluer les contrôles en place et les renforcer si besoin pour garantir la conformité des factures et des process avec la législation.

Voici la liste des contrôles recommandés par principe :

Authenticité de l’origine

• Contrôle des tiers permettant l’authentification des partenaires (clients, fournisseur)
• Mise à jour de la base de données clients et fournisseurs
• Procédure de contrôle des documents liés à une transaction (bons de livraison, etc.)

Intégrité

• Vérification des mentions légales
• Rapprochement entre la facture et les différents documents liés
• Vérification de l’archivage des factures et documents liés à une transaction.

Lisibilité

• Vérification de la lisibilité de la facture et de ses annexes par un humain sur écran ou papier.

4. Rédiger une documentation claire et exhaustive des dispositifs liés au traitement des factures dans l’entreprise.

Selon l’administration fiscale, « l’objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l’entreprise sont effectifs et réels, et de permettre à l’administration de les appréhender facilement lors d’un contrôle ».

Il est donc important que l’ensemble des contrôles en place dans l’entreprise soient bien documentés pour :

• Prouver que la Piste d’Audit Fiable répond aux exigences de l’administration
• Démontrer que l’ensemble des mesures et contrôles en place permettent réellement d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.

Cette documentation doit évidemment être tenue à jour et évoluer en fonction de votre activité.

3. Quelles entreprises sont concernées par la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?

La mise en place d’une piste d’audit fiable s’impose à toutes les entreprises disposant de :

• Factures papier ou numérisées
• Factures électroniques non sécurisées (hors EDI)
• Factures sans signature électronique garantie par un certificat RGS**.

Et qu’en est-il avec la facture électronique ?

Le passage à la facture électronique en 2026 n’a aucun impact sur la nécessité de la Piste d’Audit Fiable (PAF).

En effet, les trois modes de sécurisation des factures (EDI, Signature électronique et Piste d’Audit Fiable) ont été maintenus dans la réforme 2024 sur la facture électronique, tout comme les 3 principes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité.

Les entreprises devront donc obligatoirement disposer d’une piste d’audit fiable à transmettre aux autorités fiscales en cas de contrôle, et ce tant qu’elles n’auront pas uniquement des factures sous EDI ou avec signature électronique.

En revanche, la facture électronique devrait largement simplifier les processus de validation et de contrôle et contribuer ainsi à renforcer la Piste d’Audit Fiable.

4. Quelles sont les entités habilitées à réaliser la Piste d’Audit Fiable pour une entreprise ?

Les entreprises concernées par cette obligation peuvent choisir de réaliser leur Piste d’Audit Fiable eux-mêmes ou de se faire accompagner par un professionnel.

Généralement, c’est l’expert-comptable de l’entreprise qui se charge d’accompagner les directions financières dans la mise en place de la PAF.

5. Pourquoi faire appel à un expert-comptable pour votre Piste d’Audit Fiable (PAF) ?

La plupart des experts-comptables ont reçu une formation leur permettant de garantir la conformité de la PAF en entreprise.

Les mentions légales et lois liées aux différents types de facturation n’ont pas de secrets pour eux. Le respect des obligations quant à l’émission et la réception de factures est donc, en principe, garanti.

Enfin, la mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF) en entreprise peut, dans certains cas et selon les volumes de facturation, s’avérer être une tâche lourde. Lorsque les équipes financières et comptables sont déjà surchargées de travail, il peut être préférable de déléguer la constitution de la PAF à un expert-comptable pour garantir que sa mise en place n’a pas été négligée par manque de temps, mais aussi pour ne pas surcharger davantage vos équipes.

Les risques en cas de contrôle :

Même si les sanctions liées au non-respect de la mise en place une Piste d’Audit Fiable n’ont pas de barème précis, cela ne signifie pas pour autant que le risque n’existe pas.

Au contraire.

En cas de contrôle, si l’entreprise n’est pas en mesure de présenter une piste d’audit fiable documentée et permanente, cela pourrait être considéré comme une forme de dissimulation et donc de fraude. L’administration pourrait alors remettre en cause les déductions de TVA.

Aussi, chaque absence ou erreur au niveau des mentions obligatoires sur les factures émises peut être sanctionnée d’une amende de 15€ par omission ou inexactitude (dans la limite de 25% du montant de la facture).

Enfin, s’il existe des transactions sans facture, l’administration pourra sanctionner l’entreprise d’une amende fiscale allant jusqu’à 50% du montant de la facture (plafonné à 375 000€ par exercice).

Pour conclure :

Même s’il existe des sanctions et que celles-ci peuvent, dans certains, cas être lourdes, il ne faut pas voir la Piste d’Audit Fiable uniquement comme une contrainte légale.

Mettre en place la Piste d’Audit Fiable (PAF) dans votre entreprise est une opportunité pour mieux organiser vos processus commerciaux, ce qui est important pour la croissance de votre activité. C’est aussi l’occasion de faire évoluer vos process, de mettre en place de nouveaux outils digitaux pour bénéficier des avantages de la digitalisation.

En effet, la digitalisation de vos process de facturation améliorera le suivi et les contrôles nécessaires à la Piste d’Audit Fiable, tout en limitant l’intervention humaine et le risque d’erreur.

Vous souhaitez être accompagné par un expert-comptable dans la mise en place de votre Piste d’Audit Fiable (PAF) ? Contactez-nous !