Vous réalisez votre première embauche ?
Voici notre guide des démarches et obligations légales à réaliser pour devenir employeur. 

Recruter ses premiers collaborateurs est un grand moment dans la vie d’un entrepreneur. C’est un signe de croissance, de développement, mais aussi parfois, de casse-tête administratif…

Gérer des personnes demande non seulement des qualités managériales, mais aussi et surtout des connaissances en droit social et en matière de Ressources Humaines.

Pour être sûr de ne manquer à aucune de vos obligations légales, nous vous avons préparé un guide des étapes et démarches à suivre lorsque vous réalisez votre première embauche en tant qu’employeur.

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Première embauche – Démarches & obligations :

1. Ouverture de votre compte employeur à l’URSSAF

2. Ouverture de votre compte Net entreprise

3. Adhésion à la retraite complémentaire

4. Choix et souscription à la Médecine du Travail

5. Choix et souscription à un organisme de Mutuelle

6. Choix et souscription d’un contrat de Prévoyance

7. Affichage et mise à disposition des documents obligatoires 

8. Choisissez les bons partenaires

9. Optez pour un outil SIRH en complément 

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1. Ouverture de votre compte employeur à l’Urssaf

Vous devez réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour chaque nouveau salarié recruté.

Lors de la réalisation de votre 1^ère DPAE, votre compte employeur sera automatiquement créé à l’URSSAF. Vous recevrez alors par courrier votre certificat d’affiliation.

⚠️ Attention
L’URSSAF dispose d’un délai de 15 jours pour réaliser la création de votre compte employeur. Il est donc important d’anticiper et de faire votre 1ère DPAE en amont.

2. Ouverture de votre compte Net entreprise et inscription au compte AT/MP

L’inscription au compte AT/PM sur le site Net-entreprise.fr est obligatoire pour toutes les entreprises.
Il permet l’échange de données, notamment la notification dématérialisée du taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles (AT/PM).

L’inscription peut-être réalisée, sur le site net-entreprises.fr dès lors que votre numéro de Siret est enregistré.

💡 À savoir :
Seul le chef d’entreprise peut réaliser cette démarche.
L’espace tiers déclarant du cabinet comptable n’est pas suffisant pour répondre à cette obligation à votre place.

3. Adhésion à la retraite complémentaire

L’enregistrement de votre adhésion se fera lors de l’envoi de la première Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle.

Une fois l’adhésion enregistrée par l’organisme, vous recevrez par courrier votre certificat d’adhésion.

Vous recevrez également un mandat de prélèvement SEPA à signer et cacheter et à renvoyer à l’organisme et à votre banque.

💡À savoir :
Le choix de l’organisme est réalisé automatiquement en fonction de votre activité, de votre département et de votre convention collective. Inutile de faire un choix.

4. Choix et souscription à la Médecine du Travail

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’assurer un suivi médical pour chacun de vos collaborateurs. Il vous faudra donc adhérer à l’organisme de votre choix, en fonction de votre activité ou de l’adresse de votre entreprise.

Tous les nouveaux salariés embauchés devront passer une visite médicale dans les 3 mois qui suivent leur arrivée (sauf exceptions). Il s’agit de la visite d’information et de prévention. 
 
Cette visite médicale doit être renouvelée tous les 5 ans à compter de la date de la première consultation, excepté en cas de suivi renforcé (métier à risque, âge, maladie, etc.). C’est lors de la première visite médicale que le médecin ou l’infirmier déterminera le rythme de suivi adapté.

5. Choix et souscription à un organisme de Mutuelle

En tant qu’employeur, vous avez des obligations en matière de couverture santé (mutuelle) pour vos salariés et de prise en charge.

Vous devez alors :

• Souscrire un contrat de frais de santé collectif auprès d’un organisme compatible avec votre activité et les exigences de votre convention collectives.

• Proposer cette mutuelle aux salariés entrant dans votre entreprise 

• Prendre à votre charge un minimum de 50% de la valeur de la cotisation. Cette prise en charge peut être supérieure pour certaines conventions collectives.
  
• Affilier l’ensemble de vos collaborateurs à la mutuelle, excepté s’ils demandent explicitement à être dispensés du fait d’un motif considéré comme justifié (CMU, salarié assuré par la mutuelle de son conjoint, etc.).

6. Choix et souscription d’un contrat de Prévoyance

La prévoyance n’est légalement pas obligatoire (en tout cas, pour le moment). Cependant, la plupart des conventions collectives l’ont intégrée à leurs conditions.
Vous devez donc vérifier si votre convention collective rend la prévoyance obligatoire. Vérifiez également les couvertures exigées par votre convention collective.

Pour tout comprendre à l’obligation de prévoyance, vous pouvez consulter notre article de blog : Prévoyance et Mutuelle : Respectez-vous vos obligations en tant qu’employeur ?

🗣️ Le conseil de notre Expert social :
Pour faciliter les démarches et la gestion des contrats, et lorsque cela est intéressant en termes de prix, nous vous conseillons de choisir le même organisme pour vos contrats de mutuelle et de prévoyance.

7. Affichage et mise à disposition des documents obligatoires

Il est de votre devoir de garder à disposition de vos collaborateurs les éléments listés ci-dessous : 

🧍🏻‍♂️Registre du personnel :
Il mentionne le passage de chaque salarié ou intérimaire dans l’entreprise, dans l’ordre des embauches.
Les stagiaires doivent y figurer également, dans une partie distincte de celle réservée aux salariés.

L’employeur doit le conserver 5 ans à compter de la date de départ du salarié.
Il peut prendre la forme numérique ou papier.
En cas de contrôle, il vous sera demandé d’avoir ce registre, sur le lieu de travail.

📄 Contrat de travail et autres documents (avenants, bulletins, courriers au salarié…) : 
L’employeur doit conserver les contrats, signés des deux parties, de tous les salariés travaillant ou ayant travaillé au sein de l’entreprise durant un minimum de 5 ans.
Les doubles des bulletins de salaire sont conservés au minimum 5 ans.
Le contrat de travail doit être remis dans les 48 heures, suivant l’arrivée des salariés.

⚙️ Convention collective : 
Les salariés doivent pouvoir consulter la convention collective à jour. Vous pourrez la trouver sur Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/search/  

📋 Affichages obligatoires dans les locaux de l’entreprise : 

• Les coordonnées de l’inspection du travail
• Les coordonnées de la médecine du travail
• Les coordonnées des services de secours d’urgence (Pompiers, SAMU, police/gendarmerie, secours, centre antipoison, n° de téléphone de l’hôpital local, urgences EDF, Gaz et Eau et centre SOS mains).
• Le numéro de téléphone de la mission de lutte contre les discriminations et promotion de l’égalité des Défenseurs des droits
• Les horaires de travail
• L’interdiction de fumer et de vapoter
• Les consignes en cas d’incendie
• L’avis relatif au DUERP (document lié à la médecine du travail)
• Les institutions représentatives du personnel
• Et suivant les cas :
  • Égalité hommes femmes
  • Présence de vidéosurveillance avec signalement des lieux de surveillance
  • Si locaux à produits dangereux

8. Choisissez les bons partenaires !

Être entrepreneur c’est vivre à 1000 à l’heure, gérer des centaines de sujets en même temps, mais surtout, c’est piloter une entreprise pour la mener au succès.
 
Pour vous concentrer sur votre activité et le bon développement commercial et financier de votre entreprise, il est primordial de vous entourer des bons partenaires.
 
Déléguer les tâches à faible valeur ajoutée et pour lesquelles vous n’avez pas l’expertise nécessaire c’est faire preuve d’intelligence professionnelle et agir dans l’intérêt de votre entreprise, mais aussi dans celui de vos collaborateurs.

Choisir son partenaire social est une étape essentielle lorsque vous réalisez votre première embauche.
👉 Ce partenaire social, peut vous accompagner dans l’ensemble des démarches initiales citées ci-dessus et prendre également en charge la gestion de la paie.
👉 Il doit veiller au bon respect de vos obligations selon votre convention collective et la loi en vigueur et vous aider au quotidien, dans la gestion sociale et humaine de vos effectifs.

Il ne s’agit pas seulement d’exécuter pour vous des tâches chronophages. Mais, de vous apporter les conseils et le savoir nécessaire à la gestion de vos collaborateurs pour faire face sereinement aux nombreuses situations que vous devrez gérer en tant qu’employeur (arrêt maladie, accident du Travail, fin de contrat, conflits, …).

9. Optez pour un outil SIRH en complément

Pour optimiser la gestion de vos collaborateurs et automatiser vos process (congés payés, absences, arrêts, automatisation de la paie.), pensez aux outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). 
 
Ils sont conseillés lorsque vous devez gérer plusieurs salariés.
 
En plus d’être apprécié par les collaborateurs, car le SIRH a l’avantage de faciliter leurs démarches en entreprise, cet outil vous permettra de :

• Automatiser vos process RH (demande et validation des congés, notes de frais, suivi des rdv médecine du travail, suivi des entretiens, remise des bulletins de salaire…)
• Mieux suivre les demandes et droits, le suivi des coûts/charges par mois de vos salariés
• Centraliser les informations dans une seule et même plateforme
• Gagner de nombreuses heures de gestion

Pour que l’adoption de votre SIRH soit une réussite ✅ : 

👉 Choisissez un outil « user friendly » (interface moderne, facile d’utilisation et intuitive),

👉 Vérifiez qu’il est doté d’une interface pour chaque rôle : 

• Un accès pour vous, gérant.
• Un accès pour votre gestionnaire social (profil administrateur)
• Un accès pour vos collaborateurs. Idéalement, via une application mobile.

👉 Assurez-vous qu’il est compatible avec votre logiciel paie.

💡 À savoir : 
Les lois RGPD rendent le stockage et la transmission d’informations liées aux salariés de plus en plus encadrés et complexes. Les solutions SIRH permettent d’avoir un outil dont les usages sont adaptés et conformes aux recommandations de la CNIL.

Vous avez besoin d’aide pour votre gestion sociale ? Contactez-nous !