Reportings financiers,
Suivi des KPI,
Suivi de trésorerie,
BFR, …

Ces reportings apportent des informations indispensables au suivi de votre activité et à la bonne gestion de votre business.

Seul problème : Une fois mis en place, tous ces reportings doivent sans cesse être mis à jour pour être analysés et partagés régulièrement.

Comme une chanson qui tourne en boucle.

La seule réelle valeur ajoutée dans ce process est l’analyse et les recommandations qui vont en ressortir.

C’est pourquoi, on aura tendance à dire que mettre en place un reporting financier est essentiel, mais l’automatiser est encore mieux !

Non seulement ça fait gagner un temps précieux, mais ça permet aussi de standardiser les process, de respecter les délais et c’est surtout très efficace.

Moins d’erreurs, plus de fiabilité !

Mais avant de se lancer dans un projet d’automatisation de vos reportings financiers, il est important de suivre certaines étapes en amont.

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Sommaire :

1. Identifiez les reportings financiers à automatiser

2. Évaluez l’intérêt d’une automatisation pour chaque reporting financier

3. Suivez les 6 étapes clés de l’automatisation

3. 2 Outils phares pour gérer et automatiser vos reportings financiers

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1. Identifiez les reportings financiers à automatiser

Commencez par repérer les reportings générés manuellement, de façon régulière et qui demandent du temps pour être produit.

Puis, parmi ces reportings réguliers, identifiez ceux qui ont une réelle utilité : sinon aucun intérêt de continuer à les générer que ce soit manuellement ou automatiquement.

Même les machines ne méritent pas de produire des reportings qui ne seront jamais lus ni utilisés.

Pire encore : Produire automatiquement ces reportings inutiles coûte extrêmement cher.

Assurez-vous que chaque reporting généré réponde à un besoin et que les informations qui en ressortent auront un réel intérêt pour la gestion de votre entreprise !

Certains reportings peuvent nécessiter d’être adaptés pour apporter le niveau d’information attendu. Retravaillez-les en vous concentrant sur la méthodologie ci-dessous :

1. (Re)définissez des objectifs SMART
   Il s’agit ici de lister les objectifs à atteindre en appliquant la méthode SMART. C’est-à-dire que chaque objectif défini devra être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.
   
   
2. Choisissez les Indicateurs (ou KPI) qui répondent à ces objectifs et à la stratégie de l’entreprise.
   
   
3. Communiquez auprès des bonnes personnes ! On arrête de mettre la terre en copie. Oubliez les « on ne sait jamais, une fois Jean Yves de la logistique a eu besoin de ses chiffres » et envoyez le bon reporting à la bonne personne uniquement.

2. Évaluez l’intérêt d’une automatisation pour chaque reporting financier

Une fois vos reportings financiers utiles et réguliers identifiés, vous devez avoir une réflexion quant à l’intérêt de les automatiser.

Bien que les avantages de l’automatisation ne soient plus à prouver, il est tout de même important de toujours se poser les bonnes questions avant de lancer n’importe quel projet d’automatisation.

Y compris, lorsqu’il s’agit de reporting financier !

Ces questions vont vous pousser à évaluer des points à la fois qualitatifs et quantitatifs qui vous permettront de savoir, en amont, si le projet est réellement bénéfique et rentable pour votre entreprise ou votre service.

Posez-vous ces questions pour chaque reporting à automatiser !

1. L’automatisation a-t-elle un impact sur la productivité de mes équipes ?
   
   
2. Quel va être l’impact sur la qualité du travail effectué ?
   
   
3. Va-t-elle augmenter l’efficacité 👉 Les tâches seront-elles traitées plus rapidement grâce à l’automatisation ?
   
   
4. Va-t-elle impacter la satisfaction et la motivation de mes collaborateurs (allègement de la charge de travail, concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée…) ?
   
   
5. L’automatisation va-t-elle améliorer l’expérience utilisateurs, notamment pour les lecteurs ?

À retenir :
Vous ne devez pas évaluer un projet d’automatisation uniquement sur des éléments chiffrables.

Si votre projet d’automatisation n’améliore aucun de ces 5 points ou très peu d’entre eux, il n’est pas recommandé de se lancer. ➡️ Les bénéfices apportés ne justifient pas les moyens humains et financiers déployés.

3. Suivez les 6 étapes clés de l’automatisation

À cette étape, vous avez, en principe, défini et validé votre liste des reportings financiers à automatiser.

Vient alors la phase opérationnelle.

Voici nos conseils pour automatiser un reporting financier :

1. Schématisez vos flux de données, vos process et les interconnexions nécessaires avec les différents outils et bases de données de l’entreprise.
   
   
2. Évaluez les logiciels d’automatisation : faites un benchmark des logiciels qui répondent à vos besoins et qui sont compatibles avec vos outils.
   
   
3. Une fois l’outil choisi, allez-y progressivement ! Commencez par tester l’automatisation sur un petit nombre de process pour prendre en main l’outil et vérifier la bonne intégration avec vos systèmes de données existants. Pour prioriser votre implémentation, aidez-vous de la matrice d’Eisenhower.
   
   
4. Créez des templates de rapports permettant de générer automatiquement une présentation visuelle agréable à lire à partir de vos données. C’est l’occasion d’améliorer la lecture et la compréhension de vos chiffres !
   
   
5. Demandez l’avis de ceux qui utilisent ce rapport : Leurs retours vous permettront d’améliorer vos rapports automatisés pour les rendre encore plus pertinents.
   
   
6. Programmez des « révisions » régulières : Sorte de check-up général pour vérifier la bonne communication entre les différents outils et la bonne exécution des scripts d’automatisation ; Veiller à la mise à jour du logiciel d’automatisation pour assurer la sécurité des données ; Profiter des dernières fonctionnalités et évaluer la pertinence des rapports générés pour les faire évoluer.

4. 2 Outils phares pour gérer et automatiser vos reportings financiers

De nombreux outils puissants existent sur le marché pour générer automatiquement vos reportings financiers.

Pas toujours simple de faire un choix…

Pour y voir plus clair, nous avons demandé à François Saunier (Co-fondateur & Consultant DAF Raly Conseils), quelles seraient ses recommandations s’il ne devait choisir que deux outils.

Voici sa réponse 👇

En fonction de votre taille et de vos objectifs plusieurs outils peuvent fonctionner :

• Pour les PME, qui ont besoin d’un reporting rapide et efficace, Finthesis est parfait.
  L’outil permet également de gérer le budget et peut être connecté à Pennylane.
  
  
• Pour les ETI/grandes entreprises qui ont des besoins plus complexes, Power BI (ou un autre outil de BI) est le plus adapté. Sa prise en main et sa mise en place sont, en revanche, plus longues. Il s’agit d’outils plus complexes et coûteux, mais qui offrent aussi plus de possibilités en termes de personnalisation et de détails.

Les 2 outils cités peuvent aussi être combinés dans une seule et même structure pour obtenir :

• Les données essentielles facilement : CA, EBITDA, BFR, Flux de trésorerie, etc.
  
  
• De façon précise, l’ensemble des informations suivantes : chiffre d’affaires d’une division, marge brute d’une équipe, ratio sur des stocks, taux de churn, turnover des équipes, etc.

Attention ! La qualité de vos reportings financiers ne repose pas uniquement sur la qualité de leur conception, sur l’efficacité de vos outils ou de vos process de production.

Un élément essentiel doit absolument être pris en compte lorsque vous concevez de nouveaux reportings financiers ou lorsque vous les automatisez.

C’est celui de la qualité de la donnée !

Elle est essentielle pour garantir la fiabilité de vos reportings et assurer une prise de décision éclairée.

Avoir une bonne gestion de la data est primordial lorsque vous vous lancez dans la création et l’automatisation de reportings financiers !

Vous avez besoin d’aide pour automatiser vos reportings financiers ? Contactez-nous ou prenez rendez-vous avec François !